Nhập hàng Trung Quốc để kinh doanh cần những chứng từ gì? Tùy hình thức nhập khẩu, chủ shop có thể cần hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), phiếu đóng gói (Packing List), tờ khai hải quan, chứng từ nộp thuế, chứng nhận xuất xứ (C/O) và các giấy tờ liên quan.

Tuy nhiên, không phải mọi lô hàng đều cần đầy đủ 6 nhóm chứng từ trên. Đặc biệt, chủ shop cần phân biệt hóa đơn thương mại với hóa đơn VAT để tránh nhầm lẫn khi quản lý đầu vào và thực hiện nghĩa vụ thuế.

1. Vì sao chủ shop nhập hàng Trung Quốc cần quan tâm đến chứng từ đầu vào?

Khi nhập hàng Trung Quốc với số lượng lớn, chủ shop không chỉ quan tâm giá nhập và cước vận chuyển mà còn cần chú ý đến hóa đơn, chứng từ hàng hóa.

Việc chuẩn bị hồ sơ phù hợp giúp:

- Quản lý nguồn gốc hàng hóa: Có cơ sở đối chiếu nhà cung cấp và giao dịch nhập hàng.

- Phục vụ kế toán, thuế: Hỗ trợ ghi nhận chi phí, kê khai hoặc khấu trừ thuế khi đáp ứng điều kiện pháp luật.

- Hạn chế rủi ro: Chủ động hơn khi cần kiểm tra, đối chiếu hồ sơ hàng hóa.

Đặc biệt, với những chủ shop nhập sỉ từ 500kg và có kế hoạch nhập hàng định kỳ, chuẩn bị chứng từ ngay từ đầu sẽ giúp việc quản lý các lô hàng tiếp theo thuận tiện hơn.

2. Sáu nhóm chứng từ cần biết khi nhập hàng Trung Quốc

Theo hướng dẫn về hồ sơ hải quan nhập khẩu thương mại, chứng từ cần chuẩn bị có thể khác nhau tùy loại hàng, hình thức giao dịch và quy định áp dụng.[1]

2.1. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Là chứng từ do người bán phát hành, thường thể hiện thông tin người mua, người bán, tên hàng, số lượng, đơn giá và giá trị giao dịch.

Lưu ý: Commercial Invoice không phải hóa đơn GTGT (VAT) của Việt Nam.

2.2. Phiếu đóng gói (Packing List)

Thể hiện số lượng kiện hàng, trọng lượng, kích thước và quy cách đóng gói, giúp đối chiếu thông tin hàng hóa trong quá trình vận chuyển.

2.3. Tờ khai hải quan nhập khẩu

Là chứng từ quan trọng trong thủ tục nhập khẩu, thể hiện các thông tin như tên hàng, mã HS, số lượng, trị giá và người nhập khẩu.

2.4. Chứng từ nộp thuế

Bao gồm chứng từ nộp thuế nhập khẩu, thuế GTGT ở khâu nhập khẩu và các loại thuế khác nếu phát sinh.

Đối với cơ sở kinh doanh áp dụng phương pháp khấu trừ, chứng từ nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu có thể được sử dụng để xem xét khấu trừ thuế đầu vào khi đáp ứng đầy đủ điều kiện pháp luật.[2]

2.5. Chứng nhận xuất xứ (C/O)

C/O là chứng từ xác nhận xuất xứ hàng hóa, có thể là căn cứ để xem xét hưởng thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt nếu đáp ứng điều kiện tương ứng.

Không phải mọi lô hàng đều bắt buộc phải có C/O.

2.6. Các chứng từ bổ sung khác

Tùy loại hàng và hình thức nhập khẩu, có thể cần thêm hợp đồng mua bán, chứng từ thanh toán, vận tải, giấy phép nhập khẩu hoặc hồ sơ kiểm tra chuyên ngành.

Lưu ý: Đây là 6 nhóm chứng từ thường gặp, không phải danh sách bắt buộc áp dụng giống nhau cho mọi lô hàng.

3. Nhập hàng Trung Quốc có hóa đơn đầu vào: Phân biệt 3 trường hợp

Một nhầm lẫn phổ biến là cho rằng cứ nhập hàng chính ngạch thì sẽ tự động có hóa đơn VAT đầu vào.

Thực tế, loại hóa đơn và chứng từ phụ thuộc vào hình thức giao dịch và chủ thể đứng tên nhập khẩu.

Đối với nhập khẩu ủy thác, việc lập và bàn giao hóa đơn phải tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử.[3]

Điểm cần nhớ: Hóa đơn dịch vụ vận chuyển không thay thế hóa đơn mua hàng hóa. Ngoài ra, việc khấu trừ thuế GTGT còn phụ thuộc vào phương pháp tính thuế và điều kiện áp dụng đối với từng chủ thể kinh doanh.

4. Chủ shop nhập sỉ từ 500kg nên chuẩn bị gì trước khi vận chuyển?

Đối với lô hàng từ 500kg, chuẩn bị đầy đủ thông tin ngay từ đầu giúp đơn vị logistics tư vấn phương án vận chuyển sát nhu cầu hơn.

5 thông tin nên chuẩn bị gồm:

1. Thông tin hàng hóa: Tên sản phẩm, số lượng, trọng lượng và hình ảnh.
2. Nhà cung cấp: Địa chỉ lấy hàng tại Trung Quốc và khả năng cung cấp chứng từ.
3. Chủ thể nhập khẩu: Đơn vị đứng tên nhập khẩu hoặc phương án nhập khẩu ủy thác.
4. Yêu cầu chứng từ: Xác định cần hóa đơn mua hàng, tờ khai hải quan hay chứng từ thuế.
5. Kế hoạch vận chuyển: Địa chỉ nhận hàng, thời gian cần hàng và tần suất nhập.

Ví dụ thực tế cần lưu ý: Một chủ shop đặt hàng từ nhiều nhà cung cấp tại Trung Quốc để gom thành một lô lớn. Trước khi vận chuyển, chủ shop nên xác định rõ thông tin từng loại hàng, khả năng cung cấp chứng từ của từng nhà bán và phương án nhập khẩu dự kiến.

Việc này giúp hạn chế những vướng mắc về hồ sơ khi hàng đã bắt đầu vận chuyển.

5. Xuân Bảo Logistics – Vận chuyển Trung Việt cho khách nhập sỉ từ 500kg

Đối với chủ shop nhập hàng định kỳ, lựa chọn đơn vị logistics phù hợp không chỉ nằm ở giá cước mà còn ở khả năng tư vấn và phối hợp xử lý hàng hóa.

Xuân Bảo Logistics cung cấp dịch vụ vận chuyển Trung Quốc – Việt Nam, tập trung vào các lô hàng nhập sỉ từ 500kg, hàng ghép và hàng hóa khối lượng lớn.

Xuân Bảo hỗ trợ khách hàng trong quá trình:

• Tư vấn phương án vận chuyển theo đặc điểm và khối lượng hàng.
• Trao đổi yêu cầu về thủ tục, khai báo và chứng từ trước khi vận chuyển.
• Phối hợp theo dõi, xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển.

Với những chủ shop nhập sỉ thường xuyên, việc thống nhất yêu cầu từ những lô hàng đầu tiên sẽ giúp quá trình phối hợp lâu dài thuận tiện hơn.

6. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Nhập hàng Trung Quốc từ 500kg có được xuất hóa đơn VAT không?

Có thể có hóa đơn GTGT tùy hình thức giao dịch và quy định áp dụng. Mốc 500kg không phải điều kiện pháp lý để được xuất hóa đơn VAT.

Nhập hàng chính ngạch có đầy đủ chứng từ đầu vào không?

Nhập khẩu chính ngạch có hồ sơ hải quan tương ứng. Tuy nhiên, chứng từ được bàn giao cho chủ shop phụ thuộc vào hình thức nhập khẩu và thỏa thuận giữa các bên.

Commercial Invoice có thay thế hóa đơn VAT không?

Không. Commercial Invoice là chứng từ thương mại quốc tế, còn hóa đơn GTGT được lập theo pháp luật Việt Nam.

Nhập hàng từ 1688 hoặc Taobao có thể nhập chính ngạch không?

Có thể xem xét nhập khẩu chính ngạch nếu hàng hóa đáp ứng quy định và người nhập khẩu chuẩn bị được hồ sơ cần thiết. Chủ shop nên kiểm tra khả năng cung cấp chứng từ của nhà bán trước khi đặt hàng.

Chủ shop chưa có kinh nghiệm nhập khẩu nên bắt đầu từ đâu?

Nên xác định loại hàng, số lượng, trọng lượng, nhà cung cấp và yêu cầu chứng từ, sau đó trao đổi với đơn vị logistics để lựa chọn phương án phù hợp.

7. Liên hệ Xuân Bảo Logistics

Đang nhập sỉ hàng Trung Quốc từ 500kg và cần tìm phương án vận chuyển về Việt Nam?

Liên hệ Xuân Bảo Logistics để được tư vấn phương án vận chuyển, trao đổi yêu cầu về thủ tục và chứng từ theo đặc điểm thực tế của lô hàng.

Hotline:0909 689 663

Website:https://xuanbaolog.com/

Địa chỉ: 36 Đại lộ Hòa Bình, Móng Cái, Quảng Ninh

======================================================

Nguồn tham khảo

[1] Bộ Công Thương – Cổng thông tin thương mại Việt Nam: Thủ tục và hồ sơ hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu thương mại.

https://vntr.moit.gov.vn/vi/procedures/detail/3

[2] Chính phủ – Nghị định 181/2025/NĐ-CP: Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Thuế giá trị gia tăng; được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 359/2025/NĐ-CP và Nghị định 144/2026/NĐ-CP.

https://vanban.chinhphu.vn/?docid=214336&pageid=27160

https://vanban.chinhphu.vn/?docid=218020&pageid=27160

[3] Chính phủ – Nghị định 254/2026/NĐ-CP: Quy định về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.

https://vanban.chinhphu.vn/?docid=218689&pageid=27160

Thông tin mang tính chất tham khảo, cập nhật đến ngày 29/10/2026. Hồ sơ và nghĩa vụ thuế thực tế phụ thuộc vào loại hàng, hình thức giao dịch và quy định pháp luật áp dụng